Barilla dispone di un dipartimento IT centralizzato che gestisce tutte le soluzioni informatiche dell’azienda. Negli ultimi anni, nell’ambito della trasformazione digitale, l’azienda ha modernizzato i suoi sistemi informatici, implementando un nuovo sistema ERP e focalizzandosi sull’onboarding di tutte le diverse entità legali che compongono l’organizzazione.
“L’azienda è cambiata e cresciuta, e questo ha determinato nuove sfide nel reparto IT” – sottolinea Simone Lonoce, IT strategy, performance & capabilities Director Barilla. Una di queste sfide era la gestione finanziaria dell’IT. Barilla ha sempre considerato l’IT come un centro di costo, e non disponeva di un metodo per ripartire i costi tra le business units o le regioni. Nel 2017, i responsabili IT dell’azienda hanno iniziato a implementare un processo di charge back. Ma lo sforzo impiegato non è stato all’altezza delle aspettative, non avendo gli strumenti adatti alla realizzazione del progetto.
Questo li ha portati a cercare un software di financial management che li aiutasse ad aumentare la visibilità e la consapevolezza dei costi IT in tutta l’organizzazione, a tenere sotto controllo i costi ricorrenti, a trovare aree di riduzione dei costi e a semplificare l’esecuzione del TCO e l’analisi dei benchmark.
LA SCELTA DI APPTIO
I responsabili IT di Barilla hanno valutato diversi prodotti, e hanno infine stabilito che Apptio era il più adatto all’organizzazione. Secondo Lonoce, il team ha scelto Apptio perché è rimasto colpito dal modello e dal framework standardizzato dei costi IT del prodotto, dall’ampio repository dei report per gli utenti finanziari, IT e aziendali, e dalla facilità di integrazione.
Barilla ha iniziato l’implementazione di Apptio nel giugno 2021. “Avevamo un obiettivo molto chiaro per il nostro progetto” – afferma Lonoce. “I nostri obiettivi erano quelli di sfruttare il TBM (Technology Business Management) per migliorare la comunicazione con il business e identificare le opportunità di razionalizzazione di applicazioni e servizi”. Il team di implementazione ha affrontato alcune sfide durante il progetto. In primo luogo, Apptio li ha aiutati a identificare diverse lacune nei dati aziendali, che sono stati in grado di correggere a favore di una comprensione finanziaria più completa del loro ambiente. Inoltre, hanno dovuto affrontare la sfida di implementare regole e classificazioni all’interno dei livelli applicazioni e servizi e business unit del framework. “Con l’aiuto degli esperti tecnici di Apptio, che hanno fornito consigli e idee, sono riusciti a progettare un’implementazione che soddisfa tutte le esigenze di Barilla” – sottolinea Lonoce.
BENEFICI IMMEDIATI CON PROSPETTIVE DI CRESCITA
Barilla ha implementato Apptio in tutta l’organizzazione nell’aprile 2022. Secondo Lonoce, l’azienda ha iniziato a registrare risultati positivi molto prima del giorno del lancio: “Non abbiamo nemmeno dovuto aspettare la fine del progetto per vedere i benefici derivanti dalla risoluzione delle nostre sfide e dall’implementazione di Apptio”.
Un primo vantaggio immediato è consistito nel permettere che il team Barilla identificasse rapidamente gli errori nella classificazione dei costi, nei processi di approvvigionamento e nella contabilità generale.
Il secondo vantaggio è stato quello di portare alla luce i costi dello shadow IT, prima nascosti. Lonoce ritiene che Apptio li aiuterà a scoprire le applicazioni ridondanti in tutta l’organizzazione, consentendo loro di ottimizzare e consolidare il portafoglio dell’azienda e di ridurre i costi.
Un altro vantaggio è stato il reporting. In un’organizzazione di grandi dimensioni, spiega Lonoce, non è raro che un fornitore abbia contratti diversi con più entità legali all’interno dell’azienda. Ma prima di Apptio, non vi era una visione olistica di queste spese. Apptio ha risolto questo problema fornendo report che mostrano la spesa aggregata per fornitore.
Infine, Lonoce ritiene che Apptio abbia contribuito ad aumentare la consapevolezza dei costi IT, dell’importanza di svolgere correttamente le attività amministrative e di creare e mantenere archivi a livello aziendale come elenchi di applicazioni, driver e regole di allocazione e tassonomia standard. “Più dati validi e affidabili abbiamo a disposizione, più siamo in grado di ingerirli velocemente e agire di conseguenza”.
LE PROSSIME FASI
Il prossimo passo consisterà nell’incrementare l’adozione di Apptio in tutta l’organizzazione ed esplorare ulteriormente i vantaggi del software. “Aumentando la visibilità e la consapevolezza, intendiamo elevare la discussione con i proprietari delle aziende sui costi e sul valore della tecnologia” – sottolinea Lonoce. “E ci aspettiamo di trovare opportunità di ottimizzazione e di aumento dell’efficienza. Sono certo che saremo in grado di sfruttare Apptio per diventare più efficienti in termini di costi in tutta l’azienda”.